Özcan BAYLAN Proje İzleme Müdürü / SİNTEK
Büyük pazar kavgalarına sahne olan günümüz yerküresinde ülkeler arasındaki rekabet tüm gücüyle devam etmektedir. Ülkemiz de bu sürekli değişen dinamik dengelere göre oluşan bu pazardan payını alabilmek için birçok coğrafi lokasyonda tüm dünya ülkeleriyle rekabet etmektedir.
Rekabet edebilmenin parametrelerinden bazıları zaman, maliyet, kalite, tecrübe, işgücü, teknolojik güç, esnek yönetebilme ve hızlı çözümler üretebilmektir. Yeni dünyanın proje yönetim anlayışı tüm bu faktörlerden etkilenerek şekillenmiştir. Ülkemizde de bu anlamda proje yöne- tim anlayışı şekillenmiş ve uluslararası birçok prestijli projeye başarı ile imza atılmıştır.
Proje Yönetimi disiplini içinde sürdürülen faaliyetlerden en önemli faaliyetler grubundan biri de Proje İzleme-Kontrol faaliyetleridir. Genel olarak proje yönetimi disiplininde kontrol ve izleme faaliyetleri PMI (Project Management Instutue)’ın temel prensiplerine göre yapılmaktadır, fakat projeye özel yeni proje karakteristiği prensipler de kullanılmaktadır.
Proje izleme ve kontrol prosesleri faaliyetleri proje yönetiminin anayasası kabul edilen PMBOK®5’e göre 5 temel faaliyetten biridir. Proje yönetiminde proje izleme ve kontrol prosesi aşağıdaki proje yönetimi aktiviteleri ile doğrudan ilişkilidir. Bunlar;
• Projeye ait işlerin izlenmesi ve kontrolü
• Entegre değişim kontrolü
• Kapsam geçerliliği ve kontrolü
• Zaman yönetimi için İş Programı kontrolü
• Maliyetlerin kontrolü
• Kalitenin kontrolü
• İletişim kontrolü
• Risklerin kontrolü
Tüm bu ilişkili temel ilkelere göre maliyet, zaman, kalite üçgeninde projelerin başlangıç aşamalarında belirsizlikler hakimdir ve çok az sayıda proje planlanana göre yürümekte ve sonuçlanmaktadır. Tam da burada bu yönetim disiplinin içine ‘’Proje İzleme ve Kontrol Prosesi’’ girmektedir ve proje yönetimi için hayati öneme sahiptir.
İzleme faaliyetleri yapılırken projenin sözleşme aşamasında planlanan hedeflere sağlıklı ulaşabilmesi için belirlenen takip-kontrol parametreleri sürekli izlenir, raporlanır ve gerektiğinde proje programı ve kapsamında değişiklikler yapılarak önlemler alınır. Sağlıklı izleme ve kontrol faaliyeti iyi yapılandırılmış, izleme ve kontrol kültürü kazandırılmış bir proje ekibi, düzenli kayıt tutma, etkin bilgi paylaşımı, güçlü iletişim ve sağlıklı planlamaya bağlıdır.
Sağlıklı izleme-kontrol faaliyetleri için, takip edebileceğimiz çözünürlükte planlar oluşturmalıyız. Proje daha planlama aşamasında WBS (Work Breakdown Structure), CBS(Cost Bre- akdown Structure) ve OBS (Organization Breakdown Structure ) olarak iyi bir şekilde planlanmalıdır. Daha sonra da bu kırılımlarda talep edilen detaylarda raporlama yapılmalıdır.
Projeleri izlemek ve kontrol etmek için günümüzde birçok proje izleme-kontrol programı mevcuttur. JIRA, Ms Project, Primavera, Prism, VISTA bunlardan sadece birkaçıdır ve çalışılan coğrafya ve projenin içeriğine bağlı olarak binlerce aktvitenden oluşan komplex endüstriyel inşaat projelerinde en çok kullandığımız iki program Oracle Primavera ve Ms Project’tir.
Biz SİNTEK olarak proje-izleme ve kontrol faaliyetlerimizde projenin sağlığı için temel parametreleri (gerçekleşme zamanları, zaman sapmaları, gerçekleşme maliyetler, maliyet sapmaları) izlerken aynı zamanda müşteri isteklerini de göz önüne alır, ayrıca izlenen projenin kurumsal yapımıza maksimum katma değeri sunabilmesi için de çalışmalar yaparız.
SİNTEK olarak gerçekleştirdiğimiz tüm projelerden kazanımlarımız çok değerlidir ve bunlar kurumsal yapımıza ait bilgi dağarcığımızdır.
Bu bilgi dağarcığımızı tecrübemizle harmanlar ve hep en iyiyi gerçekleştirmek için çalışırız. Kuruluşumuzda proje izleme-kontrol faaliyetleri yukarıda belirttiğimiz PMI temel prensiplerine göre yapılmaktadır. İzleme faaliyetleri yapılırken toplanan binlerce sayıda verinin işlenmesinden elde edilen anlamlı değerler, trendler ve raporlar projenin sağlığını biz proje paydaşlarına ve projeyle ilgisi olan tüm taraflara göstermektedir. İzleme-kontrol faaliyeti çıktılarından en önemlileri;
• Mühendislik performans histogramları,
• Maliyet analiz raporları
• CPM (Critichal Path Method) raporları
• Network analizleri
• Malzeme değişim raporları
• Proje trendleri (S-Curve)
• Finansal ve kantitafif trend raporları
• İş programları (Master Schedule ve Execution Schedule)
• Disiplinlere göre ilerleme kriterleri performans indikatörleri (KPI)
• Aylık proje ilerleme raporları
• Günlük saha raporları
• İmalat takip raporları
• Kazanılmış değer analizi raporları (EVA)
Hedeflenen proje çıktısına ulaşmada izleme-kontrol faaliyetleri hiç şüphesiz çok önemlidir. Bunlar sırasıyla;
• Belirlenen periyotlarla oluşturulan kontrol faaliyetleri ile birçok olumsuz sebep erkenden tespit edilecek ve önlem almada gecikmeyi önleyecek, böylece proje bütçesinde ve zamanında meydana gelebilecek kayıpları önleyecektir.
• Proje süreci boyunca tutulan kayıtlar bir başka projede kullanılmak üzere saklanacaktır, şirketin kurumsal hafızası oluşacaktır.
• Kurumsal yapıya ait proje ekibinin ve alt uzman grupların performansları kayıt altına alınıp; aynı karakterdeki bir başka projede değerlendirilmek üzere kullanılacaktır.
• Rekabet anlayışının kurumsal anlamda gelişimini ve performans artışını sağlayacaktır.
• Beliren izleme-kontrol sinyallerine göre kaynak planlaması yapılarak kaynak dengelemesine gidilecek ve kaynak israfı önlenecektir.
Tüm projeler zaman, maliyet ve kalite kısıtlarına göre planlanmaktadır. Bu üç parametrenin oluşturduğu üçgenin ağırlık merkezi projenin optimum seviyede yönetildiği noktadır. Bu anlamda projelerimize esas izleme-kontrol faaliyetlerimizi planlarken mühendislik anlamında ne kadar gerçeğe yakın simüle edebilirsek o kadar sağlıklı izleme ve kontrol yapabileceğimizi unutmamamız gerekir. Gittikçe artan rekabet ortamında sürdürülebilir proje yönetimi ancak ve ancak sağlıklı planlama, izleme ve kontrol faaliyetleriyle yerine getirilebilir.
